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關于職工離職時應當辦理什么手續
文章來源:admin 丨發布時間:2014/8/8 丨瀏覽次數:1738
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近來一段時間,一些公司向我們咨詢了一個問題,內容是:公司的人員流動比較大,員工離職時應當辦理什么相關手續。本回復針對這個問題出具相關法律意見,以供參考。
 
推薦人:廖海燕 律師
電話:13529303190
2014年7月14日
 
 
關于職工離職時應當辦理什么手續的咨詢回復
 
一、針對員工主動提出離職的情形
1、員工主動離職,勞動合同中有服務期違約金約定的,員工要支付違約金
對于員工的主動離職,如果在合同中約定有服務期限的,那么其離職一旦違反服務期限則可以要求其按照《勞動合同法》第二十二條的規定讓其承擔違約金責任。但是在這里需要注意一點,對員工適用違約金責任的前提是公司在勞動合同中對員工服務期有所約定。所以建議公司在簽訂勞動合同的時候可以將服務期違約責任考慮進去,這在一定程度上能減少公司人員流動量過大的問題。
《勞動合同法》第二十二條 用人單位為勞動者提供專項培訓費用,對其進行專業技術培訓的,可以與該勞動者訂立協議,約定服務期。
勞動者違反服務期約定的,應當按照約定向用人單位支付違約金。違約金的數額不得超過用人單位提供的培訓費用。用人單位要求勞動者支付的違約金不得超過服務期尚未履行部分所應分攤的培訓費用。
用人單位與勞動者約定服務期的,不影響按照正常的工資調整機制提高勞動者在服務期期間的勞動報酬。
 
2、建議在勞動合同中約定:“員工不及時辦理離職以及工作交接手續,公司有權暫扣工資、經濟補償金及其他一切應支付款項”,這樣公司可以對員工的擅自離職行為進行一定的約束,并通過暫扣應支付款項的方式減輕的公司的損失(換一種角度考慮問題,即使員工辦理了離職交接手續,只要公司沒有給其開具已經辦理完交接手續的證明,員工要證明自己履行了義務是很難的,公司照樣可以對相關款項予以扣除,就看公司愿不愿意,但站在律師的角度,還是希望公司依法辦事)。
     員工離職時應該及時辦理離職以及工作交接等手續。根據勞動部1995年1月1號實施的《工資支付暫行規定》第九條的規定:“勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同時,用人單位應在解除或終止勞動合同時一次付清勞動者工資?!貝誘庖壞閔峽?,一般情況下,確實應該在勞動關系終止或者解除之日一次性付清勞動者工資,單位扣留員工工資是不恰當的。但是,2004-09-01實施的《昆明市企業工資支付條例》第十四條也做出了類似的規定,原文是:“用人單位與勞動者終止或者解除勞動關系的,應當自勞動關系終止或者解除之日起五日內一次性付清勞動者工資;勞動合同另有約定的,從其約定?!痹虼永ッ魘兄貧ǖ牡胤叫苑ü胬純?,增加了“五日內”以及“勞動合同另有約定的,從其約定”的補充性規定,這就是說,只要雙方在簽訂勞動合同之初,就已經在勞動合同中就雙方解除或終止合同后、工資如何發放做出了特別的約定的,就可以尊重合同的約定,在一定范圍內排除相關法規、規章或規范性文件的適用。另外,《勞動合同法》第五十條第二款規定:“勞動者應當按照雙方約定,辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的,在辦結工作交接時支付?!彼?,即使根據法律的規定,勞動者應當領取經濟補償金,若其沒有如約辦理交接手續,用人單位仍然是可以暫扣經濟補償金的。
      由上可知,在昆明,公司若想通過暫扣工資或經濟補償金的方法督促勞動者及時辦理離職交接手續,最好在勞動合同中就工資的支付及暫扣經濟補償金問題做出事先約定,若無約定,則不得扣留工資及經濟補償金,而應當自勞動關系終止或者解除之日起五日內一次性付清員工工資,否則就是違法克扣.
 
3、公司內部規章制度中規定員工給公司造成損失要賠償的,對給公司造成損失的員工可要求其承擔賠償責任
     對于員工在給公司造成損失的情形下,可以根據公司內部規章制度的規定要求員工對此賠償損失。但是要求員工承擔賠償責任的前提則是內部規章制度事先有規定或者勞動合同里事先有約定。在這里要強調的是,根據《勞動合同法》第四條規定公司在制定相關內部規章制度的時候,要注意履行這樣一個程序即:對于制定的規章內容,公司必須與職工代表大會或者全體職工討論通過,且要將其公示讓所有員工知曉。從而對于通過這樣一個程序所制定的內部規章制度才能對員工生效,否則就算內部規章制度制定的再細致全面對員工來講也是無法律效力的。
《勞動合同法》第四條 用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度,保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。
    用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時,應當經職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協商確定。
在規章制度和重大事項決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,通過協商予以修改完善。
     用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者。所以,若方便,就把所有規章制度事先讓勞動者簽字認可,若人數太多,不方便一一簽署,就成立職工代表大會或工會,通過建立職工代表大會制度、議事和表決制度、工會蓋章等形式來完成(此項法律服務屬顧問單位專項解決的問題,在此不詳敘)。
  
4、如果因為公司過錯,導致員工按照法律規定解除勞動合同的,在員工離職的時候,公司不得要求員工支付服務期違約金
       根據《勞動合同法》第三十八條、《勞動合同法實施細則》第二十六條的規定,如果因為公司的過錯使得員工主動提出解除勞動合同,那么公司不得要求員工再承擔服務期違約金責任。在這里貴公司需要注意的則是按照法律規定來完善自己應該履行的義務,以免被員工在離職時利用,給公司造成重大損失。
《勞動合同法》第三十八條 用人單位有下列情形之一的,勞動者可以解除勞動合同:
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 ?。ㄋ模┯萌說ノ壞墓嬲輪貧任シ捶?、法規的規定,損害勞動者權益的;
 ?。ㄎ澹┮蟣痙ǖ詼醯諞豢罟娑ǖ那樾沃率估投賢扌У?;
 ?。┓?、行政法規規定勞動者可以解除勞動合同的其他情形。
  用人單位以暴力、威脅或者非法限制人身自由的手段強迫勞動者勞動的,或者用人單位違章指揮、強令冒險作業危及勞動者人身安全的,勞動者可以立即解除勞動合同,不需事先告知用人單位。
《勞動合同法實施細則》第二十六條  用人單位與勞動者約定了服務期,勞動者依照勞動合同法第三十八條的規定解除勞動合同的,不屬于違反服務期的約定,用人單位不得要求勞動者支付違約金。

二、針對公司單方提出解除或者終止勞動合同的情形
公司根據法律的相關規定單方行使解除或終止勞動合同權利的時候,提請公司要注意以下幾點:
1、特殊情況下公司單方解除勞動合同,員工仍要承擔服務期違約責任
       服務期違約金并不是只有在員工主動提出離職的時候才能要求其承擔,根據《勞動合同法實施細則》第二十六條第二款的規定,在員工違反了該條規定的時候,即使是公司單方提出解除勞動合同的,員工照樣要承擔違約金責任,但是這個法律責任是以勞動合同中有服務期違約金相關約定為前提。所以公司可以在合同中預先約定服務期違約金責任,一旦發生該二十六條規定的情形時,公司在解除合同的同時還可以要求員工支付違約金。從而就避免了員工想離職但不愿承擔違約金責任,而利用公司來主動提出解除合同的這樣一種對公司不利情況的發生。
《勞動合同法實施細則》第二十六條有下列情形之一,用人單位與勞動者解除約定服務期的勞動合同的,勞動者應當按照勞動合同的約定向用人單位支付違約金:
(一)勞動者嚴重違反用人單位的規章制度的;
(二)勞動者嚴重失職,營私舞弊,給用人單位造成重大損害的;
(三)勞動者同時與其他用人單位建立勞動關系,對完成本單位的工作任務造成嚴重影響,或者經用人單位提出,拒不改正的;
(四)勞動者以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危,使用人單位在違背真實意思的情況下訂立或者變更勞動合同的;
(五)勞動者被依法追究刑事責任的。
 
2、按照法律規定支付員工經濟補償金
      根據《勞動合同法》第四十六條規定,勞動關系解除或終止時,一旦存在用人單位應向勞動者支付經濟補償金的情形,用人單位就必須在辦理工作交接的同時向勞動者支付補償金。但《勞動合同法》第五十條第二款規定:“勞動者應當按照雙方約定,辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的,在辦結工作交接時支付?!彼?,即使根據法律的規定,勞動者應當領取經濟補償金,若其沒有如約辦理交接手續,用人單位仍然是可以暫扣經濟補償金的。
《勞動合同法》第四十六條:有下列情形之一的,用人單位應當向勞動者支付經濟補償:
(一)勞動者依照本法第三十八條規定解除勞動合同的;
(二)用人單位依照本法第三十六條規定向勞動者提出解除勞動合同并與勞動者協商一致解除勞動合同的;
(三)用人單位依照本法第四十條規定解除勞動合同的;
(四)用人單位依照本法第四十一條第一款規定解除勞動合同的;
(五)除用人單位維持或者提高勞動合同約定條件續訂勞動合同,勞動者不同意續訂的情形外,依照本法第四十四條第一項規定終止固定期限勞動合同的;
(六)依照本法第四十四條第四項、第五項規定終止勞動合同的;
(七)法律、行政法規規定的其他情形。

3、按時結清員工工資
      根據勞動部1995年1月1號實施的《工資支付暫行規定》第九條:“勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同時,用人單位應在解除或終止勞動合同時一次付清勞動者工資?!貝誘庖壞閔峽?,一般情況下,確實應該在勞動關系終止或者解除之日一次性付清勞動者工資,單位扣留員工工資是不恰當的,同時,《違反和解除勞動合同的經濟補償辦法》第三條規定:“用人單位克扣或者無故拖欠勞動者工資的,除在規定的時間內全額支付勞動者工資報酬外,還需加發相當于工資報酬百分之二十五的經濟補償金?!彼?,若無故克扣或者拖欠工資的,除了應發放的工資外,用人單位還將面臨25%的補償金。但是,2004-09-01實施的《昆明市企業工資支付條例》第十四條也做出了類似的規定:“用人單位與勞動者終止或者解除勞動關系的,應當自勞動關系終止或者解除之日起五日內一次性付清勞動者工資;勞動合同另有約定的,從其約定?!貝喲頌蹩梢鑰闖?,在勞動合同中可以約定勞動合同終止時工資如何支付,若無約定,則不得扣留工資。
 
4、要向員工出具解除勞動合同或者終止勞動合同的相關證明
      根據《勞動合同法實施條例》第二十四條規定:用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明,應當寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限?!獨投ā返詘聳盤豕娑ǎ喝綣萌說ノ晃シ幢痙ü娑ㄎ聰蚶投叱鼉囈獬蛘咧罩估投賢氖槊嬤っ?,由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。
 
5、十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續
     《勞動合同法》第五十條第一款規定:用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。
 
      所以,通過以上分析,針對員工主動離職的情況,建議各公司采取預防的措施,充分利用法律賦予的權利,在用工之前就將諸如服務期違約責任、暫扣工資或者補償金、賠償金等約定責任納入勞動合同法以及公司內部的規章制度中,使其對員工起到一定的約束作用,從而在一定程度上減少員工流動量過大帶來的用工問題。但對于公司單方提出解除或終止勞動合同的,需要提請公司注意的是,按照法律的規定出具解除勞動合同的證明,結清勞動者的工資,需要支付經濟補償金的及時支付,同時按時辦理檔案以及社會保險的轉移工作,以免承擔不必要的法律責任。
       以上提示,請個各公司參考,若有不同意見,請及時與我聯系。
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